V rámci přípravné fáze byla vypracována projektová žádost a byla dokončena fáze negociace V procesu negociace došlo k vyjednání určitých změn v projektové žádosti a byla předložena ŘO finální verze projektové žádosti včetně všech vyžadovaných dokumentů. Byly uzavřeny aktualizované partnerské smlouvy.
V druhém monitorovacím období, tedy od 1.3.2013 do 31.8.2013, se uskutečnila výběrová řízení na stavební práce, pořízení hardware (dále jen HW), software (dále jen SW), pořízení vybavení nezabudovaného, na elektronické informační zdroje (dále jen EIZ) a na provedení auditu projektu.
Výběrová řízení na stavební práce a na pořízení HW byla ukončena ve druhém čtvrtletí, v souladu se stanoveným harmonogramem, přičemž k podpisu příslušných smluv v obou případech došlo dne 30. 6. 2013, tj. podpisu smlouvy kupní s dodavatelem HW, společností AutoCont CZ a.s., a smlouvy o dílo s dodavatelem stavebních prací, společností EKOZIS spol. s r.o. Následně byly zahájeny stavební práce u příjemce a u relevantních partnerů projektu - VULHM, VUB, VUPS a Agritec Plant Research, přičemž u partnera VULHM byly již stavební práce úspěšně dokončeny a stavba byla předána dne 31. 8. 2013 na základě předávacího protokolu. VŘ na pořízení SW bylo ukončeno dne 13. 8. 2013, a to podpisem smlouvy se společností AutoCont CZ a.s. a VŘ na pořízení vybavení nezabudovaného bylo ukončeno podpisem smlouvy s dodavatelem, společností JP-KONTAKT, dne 22. 7. 2013. V měsících 07-08/2013 proběhla závěrečná fáze negociace cen EIZ ve spolupráci se zahraniční negociátorkou Mag. Brigitte Kromp, zpracovatelkou odborné expertízy Expert Opinion , která vyústila v očekávaný konsens obou stran, takže dne 27. 8. 2013 mohlo být vydáno rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky.
Ve 2. monitorovacím období došlo také k řízenému změnovému procesu v oblasti personální - na základě nahlášené podstatné změny od 1. 7. 2013 působí na pozici hlavní administrátor a současně hlavní projektový manažer, Ing. Jana Mazánková a od 1. 8. 2013 opět zastává pozici koordinátora projektu Ing. Barbora Schmidtová.
Realizace klíčových aktivit v tomto monitorovacím období probíhala v souladu s plánovaným harmonogramem, přesto došlo ke zpoždění termínů u stanovených milníků v rámci těchto VŘ: na dodavatele EIZ, dále VŘ na pořízení SW a také vybavení nezabudovaného, a to ve všech případech vlivem zpoždění ve fázi přípravné.
Došlo ke změně v pořízení EIZ - sloučení dvou databází ProQuest Agriculture Journals a ProQuest Agriculture Science Collection do jedné se společným názvem ProQuest Agriculture Science Collection. Důvodem sloučení byla skutečnost, že databázi ProQuest Agriculture Journals lze pořídit pouze v rámci databáze ProQuest Agriculture Science Collection.
Ve 3. monitorovacím období, tj. od 1.9.2013 do 28.2.2014, byly ukončeny stavební práce u příjemce Agrovýzkum Rapotín s.r.o. a u partnera Výzkumný ústav bramborářský Havlíčkův Brod, s.r.o. U partnera Výzkumný ústav pivovarský a sladařský, a.s. byla provedena pouze částečná rekonstrukce, spočívající ve výměně ústředního topení a zateplení interiéru v předsálí a v sálu knihovny. Plánovaná výměna podlah a elektroinstalace bude předmětem nového výběrového řízení, které proběhne v letošním roce. U partnera Agritec došlo k posunu termínu dodání stavebních prací podpisem dodatku ke smlouvě s dodavatelem. Tyto stavební práce byly ukončeny dne 15. května 2014.
Ve 3. monitorovacím období byl postupně dodán pořízený HW, SW a vybavení pro knihovny příjemce i všech partnerů projektu. Bylo ukončeno výběrové řízení na pořízení elektronických informačních zdrojů podpisem smlouvy se společností Albertina icome Praha s.r.o. dne 23.9.2013. Dále proběhlo poslední plánované výběrové řízení na audit projektu, které bylo ukončeno podpisem smlouvy dne 8.11.2013 s vítěznou společností AUDIT DANĚ CZ s.r.o. Vzhledem k úsporám v rozpočtu projektu bylo ŘO předloženo využití těchto úspor aktualizací rozpočtu dne 20.12.2013.
V listopadu 2013 proběhl u příjemce interní audit přípravné fáze projektu, tj. období od 1.1.2012 do 28.2.2013.
V lednu 2014 byly pořízeny propagační předměty, tedy tmavě modré látkové tašky obsahující leták a brožuru „Nebojte se EIZ“, USB Flash disky 8GB, bloky A4, A5 a propisky, vše opatřené logy poskytovatele dotace.
Proběhla plánovaná školení knihovníků i uživatelů EIZ u příjemce i partnerů projektu (fotogalerie). Byly pořízeny další listinné zdroje dle plánovaného harmonogramu nákupu.
Propagační předměty
Pořízené LIZ
Pořízené LIZ
Dále došlo k personálním změnám na pozici hlavní knihovník, kde vystřídal slečnu Miklíkovou Bc. Václav Ovčačík.
V prvních měsících roku 2014 proběhl interní audit projektu za první rok realizace, tj. od 1.3.2013 do 31.12.2013 u příjemce i u partnerů projektu. Dále byla sestavena a odeslána na MŠMT 3. monitorovací zpráva, která popisovala průběh 3. monitorovacího období.
Dne 6.3.2014, tj. již ve 4. monitorovacím období (1.3.2014 - 31.8.2014), proběhla u příjemce Agrovýzkum Rapotín s.r.o. schůzka partnerů projektu, na které byla projednána dosavadní i budoucí realizace projektu a byly předány pořízené propagační materiály všem partnerům projektu. Prezentace ze schůzky partnerů jsou k dispozici ke stažení.
V dubnu 2014 proběhl externí audit projektu, který prováděla společnost AUDIT DANĚ CZ s.r.o. V rámci externího auditu projektu byla schválena Metodika Full Cost pro uplatňování nepřímých nákladů projektu.
V květnu 2014 byly ukončeny stavební práce u partnera Agritec Plant Research s.r.o.
Dne 1.7.2014 byla schválena podstatná změna projektu, která umožnila využití úspor v rozpočtu, vzniklých v rámci proběhlých výběrových řízení. Dne 1.8.2014 bylo vyhlášeno nové výběrové řízení na modernizaci knihoven příjemce i partnerů projektu. Jedná se o rekonstrukci Velkého sálu u příjemce Agrovýzkum Rapotín s.r.o., který bude sloužit k prezentacím, seminářům pro studenty i odbornou veřejnost. Dále jde o rekonstrukci knihovních prostor a sociálního zařízení u partnera Zemědělský výzkum, spol. s r.o., rekonstrukci sociálních zařízení a vytvoření bezbariérového přístupu u knihovny partnera Agritec a dokončení rekonstrukce (výměna podlah, elektroinstalace) u partnera VUPS. V rámci VŘ je pořizováno další vnitřní vybavení, HW a SW. Dokumenty k VŘ jsou k dispozici ke stažení v sekci Výběrová řízení.
Ve 4. monitorovacím období byly pořízeny plánované LIZ a byla provedena katalogizace. Po schválení podstatné změny zahájili pořizování LIZ i partneři VULHM, VUB, Agritec a ZV.
Ve 4. monitorovacím období došlo také ke změnám v oblasti personální – koordinátorem projektu je od 1.8.2014 Ing. Ondřej Kopp.
Dne 6.10.2014, tedy již v 5. monitorovacím období, proběhla u příjemce Agrovýzkum Rapotín s.r.o. další schůzka partnerů projektu. Bylo prezentováno plnění úkolů a plány do budoucna. Součástí schůzky bylo také představení databáze PIVOT společností AiP Praha. Prezentace ze schůzky partnerů jsou k dispozici ke stažení.
V 5. MO bylo ukončeno VŘ Modernizace knihoven – část 1 Stavební práce a část 2 HW a SW podpisy smluv s dodavateli.VŘ Modernizace knihoven – část 3 Vybavení nezabudované bylo zadavatelem zrušeno, protože nebyla podána žádná nabídka. VŘ bylo znovu vyhlášeno a dne 5.11.2014 byla podepsána smlouva s dodavatelem. Dále bylo vyhlášeno VŘ Propagace projektu, které bylo ukončeno podpisem smlouvy s dodavatelem dne 19. 2. 2015.
U společností Agrovýzkum,VUPS, Agritec a Zemědělský výzkum byly provedeny stavební úpravy. Byl dodán a instalován pořízený HW, SW a vybavení. Všechny plánované monografie byly pořízeny do konce roku 2014. V prvním čtvrtletí roku 2015 bylo dokončeno pořízení předplatného periodik pro rok 2015 partnery VULHM a VUB. Katalogizace LIZ proběhla dle harmonogramu. Konala se plánovaná školení uživatelů EIZ.
Během prvních měsíců roku 2015 proběhly u příjemce a partnerů interní audity za rok 2014, byly uzavřeny nové pojistné smlouvy nebo dodatky k původním smlouvám na majetek pořízený v roce 2014. Bylo provedeno roční vyúčtování mezd a dovolené za rok 2014. Na základě připomínek ŘO byla doplněna 4. MZ a 4. ŽOZL a byly zaslány podklady k ex-post kontrole VŘ Modernizace knihoven.
V 6. MO byla na MŠMT zaslána 5. monitorovací zpráva včetně všech podkladů. Dále byl proveden externí audit projektu za rok 2014 a za první čtyři měsíce roku 2015. Ve dnech 13. – 15. 4. 2015 proběhla u příjemce kontrola ze strany MŠMT a dne 22. 4. 2015 u partnera VULHM. Dne 17. 4. 2015 byla schválena podstatná změna projektu, která se týkala přerozdělení úspor v rozpočtu. Jednalo se o pořízení dalších LIZ příjemcem a partnery projektu a pokrytí navýšených cen v rámci uskutečněného VŘ Modernizace knihoven. Byly podepsány dodatky k partnerským smlouvám a pořízeny LIZ dle schválené podstatné změny. Bylo provedeno roční vyúčtování mezd a dovolené za první čtyři měsíce roku 2014. Na základě připomínek ŘO byla doplněna 5. MZ. Ke dni ukončení realizace projektu byly splněny všechny stanovené monitorovací indikátory.
Dne 28.5.2015 se konala závěrečná schůzka partnerů projektu (fotogalerie, dokumenty ke stažení), na které byly shrnuty dosavadní události a byly předány propagační předměty projektu.
Propagační předměty 2015
Hodiny
Světelný panel
U příjemce i partnerů projektu byly po ukončení realizace vyvěšeny stálé informační tabulky (fotogalerie).
V roce 2013 a 2014 byly v rámci projektu SLARA pořízeny pro knihovny účastníků projektu tyto monografie a periodika:
Během první poloviny září 2013 byly zpřístupněny tyto elektronické databáze:
Dne 24. 9. 2013 proběhlo v sídle dodavatele Albertina Icome Praha s.r.o. školení s názvem „Elektronické informační zdroje“.
